POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS

ELCA COSMÉTICOS COLOMBIA S.A.S.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la Empresa establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Nombre o Razón Social: ELCA COSMÉTICOS COLOMBIA S.A.S. (en adelante "ELCA" o la "Compañía")

NIT: 900.990.465 - 2

Dirección: Cra 19 #100-45 edificio We Work, Piso 13 Oficina 1301. Bogotá D.C.

Ciudad: Bogotá D.C.

Correo Electrónico: elcacolombialegal@cl.estee.com

2. OBJETIVO

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de ELCA, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades, transmisiones y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

De la misma forma, se busca proteger los datos de todos los procesos de ELCA que impliquen la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de usuarios, clientes, proveedores, prospectos comerciales, empleados o cualquier otra persona natural que por algún motivo suministre información personal a ELCA, sin importar el medio por el cual dichos datos sean capturados, incluidos, pero no limitados a oficinas de atención presencial, línea de atención telefónica, portal web, o redes sociales, así como cualquier otro mecanismo admitido por la normatividad vigente para la gestión comercial, captura y tratamiento de datos personales de prospectos y clientes.

ELCA es una empresa especializada en la fabricación, comercialización, venta, distribución, importación y exportación de maquillaje, productos para la piel, productos para el cuidado del cabello, cosméticos, artículos de tocador, jabones, perfumes y productos relacionados con los mismos. La Compañía hace parte del Grupo Estée Lauder, el cual comercializa diferentes marcas de los productos mencionados a nivel mundial. En Colombia, las marcas que se comercializan son las siguientes: Estée Lauder, MAC, Michael Kors, Clinique, DKNY, Ermenegildo Zegna, Smashbox, Tom Ford Beauty, Tommy Hilfiger, Bobbi Brown, La MER y Too Faced.

3. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;

c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal ELCA, recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Eventos en los cuales no es necesaria La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7. DEBERES DE ELCA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

b) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

c) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

d) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

e) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

f) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.

g) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

h) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

j) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

k) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. TRATAMIENTO Y FINALIDADES - TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS

ELCA recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la Empresa serán:

a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes;

b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Empresa.

c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la Empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).

d) Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa.

e) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.

f) Consultar memorandos o llamados de atención.

g) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.

h) Establecer comunicación en casos de emergencia.

i) Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.

j) Proteger los materiales confidenciales y de propiedad de ELCA.

k) Tomar imágenes, fotográficas y huella digital necesarios para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.

l) Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la Empresa.

m) Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación profesional de postulantes, proveedores, colaboradores, Empresas patrocinadoras, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.

n) Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y entidades de alquiler de vehículos, para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.

o) Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia.

p) Trasferir información de interés a las empresas de ELCA.

q) Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.

r) Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.

s) Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.

t) Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por clientes, terceros o los mismos colaboradores.

u) Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.

9. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE LOS CLIENTES

La Compañía recolecta, almacena y usa los Datos Personales de clientes con el fin de:

a) Hacer seguimiento de los productos y/o servicios adquiridos por parte del cliente;

b) Enviar comunicaciones y facturación, enviar publicidad y promociones propias y de aquellas marcas que comercializa en Colombia a través de diferentes establecimientos comerciales;

c) Crear una cuenta de lealtad para el cliente, evaluar la calidad del servicio prestado y de los productos adquiridos;

d) Realizar contacto a través de diferentes medios, incluyendo WhatsApp, para el envío de publicidad, promociones, seguimiento sobre la compra de productos y servicios.

e) Realizar recomendaciones sobre productos y servicios a través de WhatsApp.

f) Realizar contacto a través de diferentes medios, para la programación y/o cancelación de clases relacionadas con los productos y servicios comercializados por la Compañía.

g) Realizar recomendaciones de productos, con finalidades analíticas y estadísticas y con el fin de contactarlos para cualquier necesidad relacionada con el negocio de la Compañía.

Dentro de los datos recolectados de manera presencial y digital se encuentran el nombre y apellido, el correo electrónico, datos demográficos (día y mes de nacimiento, etnia, nacionalidad), teléfono, dirección y datos biométricos. De igual manera, a través de la página web de la Compañía y de las marcas de la Compañía se podrán recolectar datos comportamentales como interacciones digitales con productos, preferencias, transacciones y visitas a las páginas mencionadas.

10. FINALIDAD TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES

La Compañía recolecta, almacena y usa los Datos Personales de proveedores con el fin de tener un contacto directo con sus proveedores, enviar facturación, revisar información tributaria, realizar compras y pagos y revisar información de riesgos.

Los proveedores de la compañía son tanto personales naturales como personas jurídicas. Dentro de los datos recolectados de proveedores se encuentran nombre, apellidos y cédula de ciudadanía del representante legal y de los accionistas, en caso de que aplique.

11. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

ELCA no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad; sin embargo, de forma particular la Empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la Ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, así como el cumplimiento de la jornada familiar (Ley 1857 de 2017), y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud, la recreación y el derecho a la familia. En todo caso, ELCA, recolectará cuando corresponda la respectiva autorización a sus representantes legales para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia.

12. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la Compañía.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos
Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
Medios para recibir respuesta a su solicitud, Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
Firma (si aplica) y número de identificación.

La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: elcacolombialegal@cl.estee.com.

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de ELCA, y la Empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

La consulta una vez recibida por la Empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Actualmente la Empresa realiza Transferencia/Transmisión Internacional de datos personales relacionados con información contenida en las bases de datos de trabajadores y clientes terceros ubicados en Panamá y Chile, para realizar dicho proceso, ELCA ha verificado que los países reúnan los estándares que garantizan un nivel adecuado de protección de datos personales, encontrando que en efecto el numeral 3.2. del Capítulo tercero, del Título V de la Circular Única 005 del 10 de agosto de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio incluye a dicho país en la lista de países seguros.

Adicionalmente, ELCA puede llegar a realizar Transmisión internacional de datos personales a través de diferente software de gestión cuyos servidores se encuentran ubicados en un país distinto al territorio colombiano; lo anterior, con la finalidad de gestionar todos los procesos internos de la Empresa. En todo caso, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, ELCA, se asegurará que la acción proporciona los niveles adecuados de protección de datos y atiende a los requisitos fijados en Colombia por el Régimen de Habeas Data. Por otro lado, cuando ELCA decida realizar una Transferencia/Transmisión Internacional de datos distinta a la previamente mencionada podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

14. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

ELCA, se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor. En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la Empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la Empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

15. VIGENCIA

La presente Política rige a partir del 20 de abril de 2022.

Control de Cambios

Versión

Descripción de la Modificación

Fecha

Emisión inicial

2018

Definiciones: se añadieron definiciones con que van de la mano a

las nuevas clausulas.

Principios rectores: se añadió cláusula de principios rectores para la

protección de datos personales.

Autorizaciones: se añadió redacción en la cláusula.

Tratamiento de datos de empleados: se modificó clausula con

información adicional.

Transmisión y Transferencia de datos: se añadió clausula.

Protección de los derechos de niños y niñas: se añadió clausula.

Abril 2022

Finalidades para la base de datos de clientes

Noviembre de 2022

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